Kickstart av ett förändringsprojekt
Målet för kundens redan initierade projekt var att förbättra arbetsflödet vid hantering och dokumentation av förändringar i distributionsnäten för olika energibärare. De avvikelser och felaktigheter som fanns i utgångsläget berodde på eftersläpning av dokumentation vilket genererade extra kostnader i form av dubbelarbete och rena förseningar av andra arbetsuppgifter. Projektet hade också som mål att förbättra systemstödet för dokumentationen genom att ersätta ett stort antal olika specialsystem med ett gemensamt standardsystem.
Att snabbt sätta igång och planera upp arbetet i projektets olika faser. Detta eftersom kundens behov av att på kort sikt ersätta några av de specialsystem som fanns och projektets komplexa systemleveraner krävde en snabb start av upphandlingen och genomförande av projektet.
Vi genomförde en Biner KickStart, ett strukturerat angreppssätt som säkerställer en framgångsrik projektstart. Metoden bygger på våra erfarenheter för att skapa konkreta resultat på kort tid och samtidigt få engagemang hos deltagarna.
Två av Biners certifierade projektledare ledde tillsammans med projektets ledningsgrupp ett antal effektiva work shops. Efter att ha läst in sig på materialet arbetade Biner med att formulera och värdera mål och förutsättningar för projektet, planera projektets genomförande samt dokumentera upplägget i ett antal tydliga och väl definierade dokument. Det här underlaget användes för att förankra projektplanen och säkra resurser i hela organisationen.
Vårt arbete i den här fasen innebar en kickoff där vi skapade en gemensam syn på projektets mål samt engagemang för projektet i hela projektgruppen.
• Att på kort tid skapa en gemensam målsättning i projektgruppen för projektets leveranser
• Att planera projektet med hänsyn till behoven hos alla projektets intressenter
• Att koordinera pågående internt processarbete samt upphandling och leverans av ett nytt system. • Att lyckas med den komplexa konverteringen av data från flera olika källsystem med varierad kvalitet
Kunden fick snabbt information, dokumentation och stöd för att sätta igång och driva ett framgångsrikt projekt.
• En gemensam målsättning för leveransen av projektet
• Ett ökat engagemang för projektet inom organisationen
• En detaljerad projektplan med klara projektdirektiv
• En effektiv kick off för starta projektets genomförande