article

PRINCE2® I FOKUS – Principer för kostnadseffektiva och lyckade projekt

Av Fredrik Jalve

PRINCE2-metoden baseras på sju grundläggande principer för hur projekt genomförs framgångsrikt. Dessa principer baseras i sin tur på lärdomar från hundratals projekt världen över. Så länge alla i projektet följer riktlinjerna höjs sannolikheten för att projektet ska lyckas.


Tappa aldrig fokus på kostnaden

Den första principen säger att framgångsrika projekt under hela livscykeln kontinuerligt utvärderar och bedömer dess sundhet och verksamhetsmässiga motivering. Ett projekts framgång bedöms utifrån det upplevda värde och den nytta det skapar för den mottagande organisationen.

Erfarenhet visar att allt för många projekt endast fokuserar på relationen mellan kostnader och nyttor vid projektets uppstart, för att sedan under genomförandet tappa fokus på motivet och övergå till att fokusera på projektets kostnadsmål istället för relationen mellan kostnad och nytta.

”PRINCE2 föreskriver att ett projekts motivering ska bibehållas genom hela dess livslängd – inte bara då det startas”

Genom att kontinuerligt utvärdera och uppdatera projektets ”Business Case” bibehålls projektets fokus på den nytta projektet är avsett att skapa satt i relation till dess kostnader och risker. Ett tydligt och uppdaterat Business Case ger även projektets ägare och beslutsfattare det beslutsunderlag de behöver för att fatta beslut om och i projektets genomförande.

Tydliga definitioner av roller och ansvar

Det är svårt att lyckas med projekt om inte rätt personer är involverade eller om de personer som är involverade inte förstår vad som förväntas av dem eller vad de kan förvänta sig av andra. Principen att framgångsrika projekt har tydligt definierade roller och ansvar säkerställer att samtliga personer involverade i projektet vet vad som förväntas av dem, vad de kan förvänta av andra, samt att samtliga roller och ansvar finns definierat.

Ett väl definierat projektledningsteam med en styrgrupp som innefattar representanter från sponsorer, verksamheten, ämnesspecialister och leverantörer samt en projektledare och delprojektledare som leder det operativa genomförandet av projektet borgar för en effektiv kommunikation och en tydlighet om vad som förväntas av samtliga involverade.

Säkerställ att rätt personer deltar

Principen med tydligt definierade roller och ansvar föreskriver att ett projekt alltid har tre primära intressentgrupper: sponsor, användare och leverantör. Dessa tre intressentgrupper ska alltid finnas representerade i projektets styrande organ, dess styrgrupp.

De tre primära intressentgrupperna ska representeras av de personer som har bäst förutsättningar för att fatta beslut om projektet är sunt och motiverat samt som kan säkerställa att projektet får tillgång till rätt resurser i tillräcklig omfattning.

Slösa inte med viktiga beslutsfattares tid

För att inte belasta stygruppsmedlemmar och projektledare med arbete i onödan beskriver PRINCE2 ett tydligt ramverk för hur ansvar och befogenhet ska fördelas och delegeras i projektledningsorganisationen, från den beställande organisationen till individuella delprojektledare. Detta ramverk vilar på de två principerna att lyckade projekt styrs och leds i etapper samt genom avvikelser (mot plan).

Projektet delas in i etapper, med tydligt definierade utvärderings- och beslutspunkter mellan varje etapp. Detta skapar kontroll och en effektiv beslutsprocess för projektets styrgrupp. Principen att ett projekt styrs och leds genom avvikelser mot plan innebär att varje ledningsnivå i projektledningsorganisationen ges ett väl definierat handlingsutrymme. Så länge varje ledningsnivå håller sig inom sitt handlingsutrymme, t.ex. avseende tid och budget, krävs inget formellt beslutsengagemang från överliggande ledningsnivåer. Endast då handlingsutrymmet prognostiseras att överskridas och en avvikelse mot plan upptäcks behöver en formell eskalering göras.

Fokusera på resultatet och lär av erfarenheter

Genom att i första hand fokusera på ett projekts resultat, dess ”produkter”, snarare än dess aktiviteter, skapas en grundstruktur i projektet som underlättar samsyn, kommunikation och ökar förmågan att möta mottagarnas kvalitetsförväntningar.

Principen fokus på produkter är central i PRINCE2 och genomsyrar arbetet med projektplanering, uppföljning samt styrning och ledning av kvaliteten på projektets leverans.

Varje förändringsprojekt är i någon mening unikt, dvs. exakt samma projekt har aldrig tidigare genomförts. Framgångsrika projekt är duktiga på att ta vara på lärdomar och erfarenheter. Detta adresseras av PRINCE2 principen att lära av erfarenheter, från tidigare projekt samt kontinuerligt under projektets genomförande. Denna princip borgar för en projektmiljö med kontinuerliga förbättringar där lärdomar aktivt söks, analyseras och inkorporeras i det fortsatta arbetet.

PRINCE2® is a registered trade mark of AXELOS Limited.

Referens: Managing Successful Projects with PRINCE2, TSO, 2009 edition