unFIX: En agil revolution i organisationsdesign för framtidens utmaningar

Trendspaning #

Har du märkt att förändringstakten i världen accelererar? Pandemi, krig, AI och Cybersäkerhet är exempel på disruptiva ämnen som påverkar både samhället och organisationer kraftigt. Det betyder att behovet att hantera dessa förändringar och vara agil är större än någonsin.

Samtidigt ser vi exempel på organisationer som i någon mån tar steg ifrån ett uttalat agilt arbetssätt. Det är en ekvation som inte är helt lätt att få ihop.

Hur är detta möjligt att förklara och hur kan framtiden se ut? Tillåt mig lägga ut texten om en potentiell lösning på ovanstående paradox.

Min tes: Behovet att vara agil är större än någonsin är sant. Det mer specifika uttrycket är "business agility" - dvs möjligheten att förändra sig med samtiden. Detta är alltså viktigare än någonsin.

Trendspaningen i korthet: Som rörelse minskar agilt, men behovet av att vara agil ökar!

Agila Ramverk
#

Att följa ett agilt ramverk som Scrum eller SAFe är däremot något som vissa (men långt ifrån alla) organisationer överger. På så sätt kanske man kan säga att de organisationerna blir mindre agila. Det beror förstås på vad man ersätter de ramverken med.

Tar man ett steg tillbaka med mer styrning och projektarbete är det högst tveksamt om man samtidigt kan vara agil. Ur mitt perspektiv är det en farlig väg då det rimligtvis blir svårare att tillämpa business agility. Det är även ett frågetecken om framtidens talanger attraheras av ett sådant arbetssätt.

Men det är även möjligt att ta ett steg framåt och frigöra sig från ett agilt ramverk. Tittar man på agila ramverk så innehåller de "out of the box" rätt strikta beskrivningar för både processer, roller och event. Syftet med det är att dessa skall vara en startpunkt och med olika lärocykler (iterationer) förändrar man sakta men säkert arbetssättet till något som passar aktuell organisation bättre. Frågan är om vissa organisationer klarar av detta eller om man står på "startpunkten" och stampar?

Agil utan att följa ett specifikt agilt ramverk? #

Din organisation kan ha startat med tex Scrum och via reflektion och lärande har ni med tiden tagit det till något som inte liknar Scrum speciellt mycket. Givet att man någorlunda följer värderingarna och principerna i det agila manifestet så kan man absolut säga att man arbetar agilt.

Kan man starta sin agila resa utan ett agilt ramverk då? Svaret är ett rungande "ja" på den frågan! Men hur går man till väga då kanske du undrar?

unFIX #

Låt mig beskriva ett sätt det är möjligt med hjälp av den så kallade unFIX modellen. Den passar i bägge fallen jag beskrev ovan, alltså:

• Ni följer ett agilt ramverk, men ni behöver göra ändringar och funderar på vad man kan göra. Ni gör då "unFIX" på ert nuvarande arbetssätt
• Ni följer inget agilt ramverk men vill vara agila utan att följa eller börja med ett ramverk.

Så vad tusan är unFIX kanske du undrar? Låt mig börja med att tala om vad det INTE är:

• unFIX är inte ett ramverk. Istället kan det beskrivas som ett mönsterbibliotek där allt är frivilligt
• unFIX erbjuder inga processer. unFIX syftar till att hjälpa till med organisationsdesign och mönster
• unFIX är inte bara för IT. Istället kan det tillämpas på i princip vilken organisation som helst
• unFIX är inte en "top-down" modell. Istället börjar man litet och bygger "bottom-up"
• unFIX är inte en ersättningsmodell. Det finns bra modeller och ramverk redan, behåll det som fungerar och inför "unFIX" på det som inte fungerar.

unFIX skapare heter Jurgen Apello som är kanske mest känd som författare av boken Management 3.0.

Legolåda #

Vad är då ett mönsterbibliotek? Förenklat kan det beskrivas som en stor legolåda där man själv väljer vilka klossar man vill använda och hur man sätter ihop dem. unFIX erbjuder en stor legolåda, större än vad jag kan skriva om här. Nedan fokuserar jag på klossarna som är kopplad till förmågan att bygga en agil organisation.

Dessa klossar kommer inom några olika kategorier som följer:

• Crews

• Baser
• Forums
• Roller

Nedan följer en beskrivning av de olika typerna inom dessa kategorier. Men innan jag gör det måste jag förklara att alla dessa klossar är associerade med ett fysiskt kort som har färgglada utseenden och korta beskrivningar.

Workshop #

Med hjälp av dessa kort kan vi genomföra workshops och testa olika varianter av organisationer på ett enkelt och grafiskt vis. Låt mig presentera hur det kan se ut när det är klart för att förankra en bild för förståelse.

Låt mig förklara hur man kan komma fram till en sådan här bild.

Taktil modell - många kort #

Vad som kännetecknar unFIX är att det i princip finns fysiska kort som representerar alla olika klossar i modellen. Dessa används vid organisationsdesign men även andra tillfällen såsom beslutsfattande. I detta inlägg finns några bilder på korten. De är generellt sett färgglada, har en kategori samt en beskrivande text.

Crews #

Att arbeta i team är fundamentalt för agilt arbetssätt, i unFIX använder man ordet "crew" istället för team. Ett crew är mellan tre och sju personer som framförallt arbetar tillsammans i sitt crewarbete. Det finns hela sju olika typer av crews som klossar för att designa sin organisation. Fyra av crewtyperna har hämtat inspiration av boken Team Topologies

• Value Stream Crew - har "end to end" ansvar för sig lösning eller produkt.

• Facilitation Crew - hjälper andra crew att förbättra sitt arbete
• Capability Crew - är ett crew med specialkunskap och expertis inom olika tekniska områden
• Platform Crew - det är inte ovanligt att value stream crew delar på samma arkitektur och infrastruktur. Ett platform crew kan underlätta arbetet och ha ansvar för sådana saker
• Experience Crew - Ibland behöver man riktigt fokus på kundupplevelsen och att den blir så bra som möjligt. Detta är huvuduppgiften för ett experiance crew
• Partnership Crew - Detta crew är ganska likt ett experiance crew, men istället för att ha fokus på kunden har detta crew fokus på partners, leverantörer, konsulter och andra frilansare.
• Governance Crew - Detta crew är vad som kan kallas ett management team för en "bas" och har syftet att sätta mål och vision

Utifrån dessa olika typer av crew designar du din organisation. Notera att du kan ha flera crew av samma typ i din organisation förutom Governance Crew som det endast finns ett av per bas.

Baser #

Varje person har en bas som sin hemvist. Syftet med baser är att få en hemvist, syfte och erkännande. Utöver det även psykologisk trygghet, samhörighet, delad kultur och delade verktyg. Alla crew opererar i sin bas och en bas kan vara allt från en handfull personer till ett hundratal där man i allmänhet är organiserade efter värdeströmmar.

Det finns det fyra olika typer av baser som följer

• Fully Integrated Base - används när det krävs hög koordination mellan value stream crews. Troligen har man samma kadens och flera facilitation crews för att bla synka beroenden.
• Strongly Aligned Base - används när det krävs koordination mellan value stream crews men deras leveranser är relativt oberoende. Även här behövs facilitation crews för beroenden mm
• Loosely Aligned Base - används när man har flera produkter mot liknande kunder i samma bas. Här behövs viss koordination mellan value stream crews. Det är sannolikt bra att ha experiance crew tillgängligt för en bra kundresa.
• Fully Segregated Base - används när basen har flera olika produkter mot olika kunder och inga direkta beroenden mellan dem. Här behövs ingen koordination mellan value stream crews.

Att basen har en typ är användbart när organisationen skall designas. Det blir avgjort tydligare hur och vilket samarbete det skall finnas mellan crewen om det är definierat.

Forum #

Forum kompletterar Crews och fungerar som en plats för människor med samma intresse eller kunskaper kan utbyta erfarenheter med varandra. En person tillhör ett crew men kan delta i flera olika forum baserat på intresse. Här kommer några förslag på vilka forumtyper man kan ha

• Business Model
• Channel
• Customer Journey
• Functional
• Market
• Organizational
• Product
• Regional
• Seasonal
• Technological

Notera att man inte har alla dessa forumtyper utan väljer några som är relevanta för basen man arbetar i.

Roller #

unFIX kommer med förslag på ett stort antal roller. Men kom ihåg, de är alla frivilliga. Några har sin motsvarighet i Scrum/SAFe, andra har sitt ursprung i Holacracy. Här är de alla med korta beskrivningar

• Chief - Är en people manager som endast finns i Governance Crew
• Captain - Det kan finnas en Captain i varje crew, denna ansvarar för arbetet som skall göras och svarar upp mot Chief.
• Chair - Detta är en ledare och kan representera ett Forum mot Chiefs.
• Enabler - Denna roll sätter upp möten och förbereder agendor. Det är med andra ord en facilitator.
• Scribe - ansvarar för att ta anteckningar på möten samt ser till att de blir tillgängliga för stakeholders mm
• Envoy - fungerar som ögon och öron för det crew eller forum den representerar när den besöker ett annat creweller forum
• Agent - hanterar och monitorerar kommunikation med externa stakholders. Agenten skyddar även crewet från olika förfrågningar och avbrott. Kan också fungera som en proxy i kontakt med andra crews och forum
• Guide - hjälper människor att växa och utvecklas. Hjälper crewet att reflektera kring innovation och produktivitet (motsvarar Scrum Master i Scrum)
• Producer - säkrar finansiering, verktyg och miljö för ett crew
• Director - fungerar som chef och skyddare av värdeströmmen (motsvarar Product Owner i Scrum)
• Guru - hjälper människor att komma igång och bli mer produktiva, ger råd kring verktyg, teknologier och specifik kunskap. Gurun arbetar inom ett crew.
• Creator - ansvarar för utvecklingen av produkten (motsvarar utvecklare i Scrum)
• Performer - ansvarar för att erbjuda fysisk eller digital service
• Maven - ansvarar att vara tillgänglig och dela kunskap och erfarenhet. Arbetar främst utanför sitt crew (till skillnad från Gurun).
• Custodian - ansvarar för att skydda värdeströmmen mot teknisk skuld och dålig kvalité (motsvarar en System Architect i SAFe)
• Inspector - ansvarar för att säkerställa kvalitén för arbetet crewet gör (motsvarar en testare normalt sett)

Syftet med alla dessa är inte att använda dem alla, utan med hjälp av dem göra en relevant organisationsdesign. Du behöver alltså inte anpassa din organisation till ett ramverk utan är fri att göra den som du vill.

Design for change #

Omvärlden ändrar sig alltså i en allt snabbare takt och med unFIX får du möjligheten att ändra dig i minst samma takt. Dessa mönster är designade på sådant sätt att det skall vara enkelt att ändra. Det finns ett begrepp som kallas "förändringströtthet", det innebär att det är jobbigt med förändringar men antyder också att det är svårt att förändras.

Med unFIX så blir det åtminstone enklare att göra förändringar även om förändringarna kan vara jobbiga i sig själva.

Mer unFIX #

Det finns många fler mönster inom unFIX än vad som fick plats i detta inlägg. Några av de andra mönster som finns handlar om

• Beslutsmönster och metoder
• Mönster för att sätta mål på olika nivåer
• Process och tillväxtmönster såsom innovation och livscykelhantering

Utöver detta tillkommer fler aspekter hela tiden. Det vill säga att legolådan utökas, men det är fortfarande du och din organisation som bestämmer vilka klossar ni skall använda

Är du sugen på att höra mer eller kanske rentav delta i en unFIX workshop? Hör av dig till oss så pratar vi om era behov!