Hur effektiv är din IT- och Projektportfölj?

I en komplex värld med ständigt föränderliga marknadsförhållanden och ökande konkurrens ställs organisationer inför utmaningen att balansera kostnadseffektivitet med förmågan att snabbt anpassa sig till marknadens behov. I denna kontext är en organisations förmåga att framgångsrikt hantera sin projektportfölj avgörande för att uppnå tre centrala värden:

• Fokus – Initiativ ska ha en tydlig koppling till organisationens strategi och prioriteras efter vad som skapar högst värde.
• Effektivitet – Ökad effektivitet i olika initiativ skapar en kostnadseffektiv organisation.
• Leveranstid – Minska leveranstid och tid till marknad är en central faktor i dagens konkurrenssituation.

Vad är de mest lämpliga metoderna och verktygen för att uppnå dessa tre värden och nå framgång? Där klassiska metoder visat sig bristfälliga i den moderna samvaron finns det andra alternativ som är mer lämpliga. Denna artikel fokuserar på en Lean-Agil approach och belyser fördelarna gentemot en traditionell porföljhantering

Vad är portföljhantering? #

Portföljhantering (eng. portfolio management) är ett verktyg för att välja, prioritera och hantera en samling av program, projekt, initiativ eller investeringar för att uppnå specifika mål. Det innebär att fatta beslut om vilka projekt som ska ingå i portföljen, hur resurser ska fördelas, och hur man ska balansera risk och avkastning. Målet med portföljhantering är att optimera portföljens övergripande prestanda och anpassa den efter organisationens strategiska mål. Det hjälper organisationer att fatta välgrundade beslut om hur de ska fördela sina finansiella resurser och kapacitet för att uppnå de bästa möjliga resultaten. Traditionellt har man jobbat med en toppstyrd portfoliohantering med en långsiktig fastslagen planering, men i och med den agila våg som sköljt över oss för några år sen, som utgått från agila team, vänder fler och fler blicken mot en Lean-Agil portföljhantering för en effektivare portfolio.

Traditionell vs Lean-Agil portföljhanteringsapproach #

Traditionell portföljhantering kännetecknas ofta av toppstyrning och kontroll. Man förlitar sig på detaljerad planering, omfattande dokumentation och fokus på att följa processer och standarder. Den kan ofta innehålla flera program och projekt och är ofta förknippad med en mer rigid och vattenfallsliknande projektledningsmetod.

Traditionella metoder för portföljhantering är inte utformade för att konkurrera på dagens marknad med digitalisering och mjukvaruutveckling, där marknad och efterfrågan kan svänga fort vilket ställer höga krav på flexibilitet och snabbt värdeskapande. Organisationer står inför en högre grad av osäkerhet och måste leverera innovativa lösningar snabbare.

Många äldre metoder för portföljhantering kvarstår trots stora marknadsförändringar och hur organisationer verkar i den digitala eran. Att modernisera portföljhanteringen är avgörande för att stödja ett Lean-Agilt arbetssätt och konkurrera i denna nya verklighet. Lean-Agil är approach som syftar till att kombinera Lean-principer, med fokus på effektivisering och minskat slöseri, med Agil-principer, som fokusera på kundvärde och snabbt värdeskapande, i storskaliga initiativ och organisationer.

Lean Portfolio Management (LPM) har sina rötter i Lean-Agila principer. Det är en nerifrån-och-upp approach som utgår från de agila teamen och deras kapacitet och fokuserar på att uppnå kontinuerlig värdeleverans, snabb anpassning till förändringar och ökad flexibilitet. Genom att tillämpa LPM-principer kan organisationer hantera sina portföljer på ett sätt som är mer anpassningsbart och responsivt jämfört med traditionell portföljhantering, säkerställa rätt fokus, öka effektivitet och minska leveranstid.

Fokus på rätt initiativ #

I en miljö där det finns fler möjligheter att agera på än det finns pengar och kapacitet att använda så är valet av vad man agerar på väsentligt för framgång. Fokus är därmed en avgörande faktor för en framgångsrik portföljhantering. Enkelt uttryckt – gör rätt saker. Att nya initiativ ska vara direkt kopplade mot organisationens uttalade strategi och mål kan låta som en självklarhet men faktum är att det förvånansvärt ofta saknas en direkt koppling. I en komplex affärsmiljö är det viktigt att ha tydliga och väldefinierade mål som stöder organisationens strategi. Att anpassa IT-strategier och projekt med dessa mål är avgörande för framgång.

I traditionell portföljhantering kan fokus förloras i den omfattande byråkratin och det administrativa arbetet. Ofta saknas transparens och tydlighet i vad som faktiskt görs, och vad som borde göras för att stötta organisationens uttalade strategi, och det finns det en uppsjö av projekt och initiativ som inte tydligt kopplas till organisationens övergripande strategi. Detta kan leda till slöseri med resurser och en brist på klarhet om vad som är viktigast. En Lean-Agil approach, för portfoliohantering, fokuserar på värdeskapandet vilket endast kan ske om rätt initiativ genomförs. Inom LPM finns därför en struktur för att säkerställa att alla initiativ direkt stödjer organisationens strategiska mål.

Rätt fokus med LPM #

Strategiska Teman

För att säkerställa att alla initiativ har en koppling till organisations strategiska mål, börjar man inom LPM med att definiera tydliga strategiska teman (eng. themes), vilket är verksamhetsmål på portföljnivå. Dessa teman definiera konkurrensfördelar och strategiska fördelar, och ger ett affärssyfte för portföljstrategin och beslutsfattande.

Strategiska teman hjälper till att identifiera de mest relevanta initiativ, och är ett viktigt verktyg i kommunikationen av affärsmål till de agila teamen. Detta bidrar till att initiativ som inte direkt bidrar till strategiska mål kan elimineras.

Portföljägare använder strategiska teman för att styra portföljen och för att kommunicera värdet av lösningar till agila team och produktchefer. Resultatet av detta är att teamen är införstådda med affärsmålen genom att titta på strategiska teman när de definierar, prioriterar och levererar arbete inom strategiska initiativ.

Prioritering

Genom att strategiska teman har definierats så finns en tydlig koppling till vad som skapar värde. WSJF-prioriteringsmodell används fördelaktigt sedan för att bedöma och prioritera initiativ baserat på deras användare- eller kundvärde, hur tidskritisk den är och hur den reducerar risk eller skapar nya möjligheter. Genom att använda olika kriterier kan organisationen bestämma vilka initiativ som ska ha högsta prioritet och därmed fokusera på det som skapar högst värde snabbast.

Kostnadseffektivitet #

LPM strävar efter kostnadseffektivitet genom att eliminera slöseri med pengar och processer som inte skapar värde. Förutom att använda Lean-Agila principer såsom kontinuerlig förbättring och visualisering av arbetsflöden som kan identifiera och reducera onödigt slöseri, samt effektivisera och skapa värde snabbare, tillämpas Lean Budget.

Lean budget

Traditionell budgetapproach medför ofta en tidkrävande process för upprättandet och förvaltningen. Det tendera ofta anta en styrningsmodell med uppifrån-och-ner approach, där budgeten fastställs centralt och sedan distribueras till olika delar av organisationen. Detta kan leda till bristande engagemang och motivation på den operativa nivån och det är ofta är svårt att hålla sig inom ramen för definierad projektbudget. Detta tillvägagångssätt kan också leda till en kamp om budgetfinansiering inom organisationen, vilket resulterar i minskad transparens och ärlighet i rapporteringen.

Vidare är traditionella budgetar är ofta förknippade med fasta och årliga planer, vilket kan göra organisationen mindre flexibel när det gäller att reagera på snabba förändringar i marknaden eller affärsmiljön.

Med det traditionella budgetförfarandet kan det också vara utmanande att tydligt koppla traditionella budgetar till de aktiviteter som genererar verkligt värde för kunder och intressenter, vilket ofta leder till att resurser fördelas ineffektivt.

Lean Budget är en finansiell styrningsmetod som finansierar värdeströmmar i stället för projekt, vilket leder till högre levererat värde och gör att organisationen kan eliminera eller minska behovet av traditionell projektbaserad finansiering och kostnadsredovisning. Detta minskar indirekta kostnader förknippade med traditionell projektredovisning, förseningar och kostnadsberäkningar som sällan stämmer.

Mer konkret innebär Lean Budget att varje portfolio utgår från en portföljbudget, varifrån man finansierar värdeströmmar som är i linje med företagets strategi och aktuella strategiska teman. Istället för uppföljning av en tidigare fastlagen projektbudget, innebär Lean Budget en kontinuerlig utvärdering och justering av finansieringen baserat på värdeströmmars framsteg och förändringar i affärskontexten. Det möjliggör en agil och flexibel hantering av budgeten, d.v.s. att öka eller minska kapacitet, avbryta eller lägga till strategiska initiativ.

Genom att använda Lean Budget kan organisationen fördela resurser på ett mer flexibelt sätt och anpassa dem till de projekt och initiativ som är mest kritiska för företaget. Detta främjar en bättre balans mellan kostnadseffektivitet och fokus på strategiska mål, kapacitet kan om-allokeras till de initiativ som ger mest värde, vilket resulterar i en konkurrenskraftig kostnadsreducering.

Minskad Leveranstid och ökad output #

Traditionell portföljhantering tenderar att vara bunden till årliga planer och långsiktiga mål, med omfattande förberedelser och planering. Detta kan resultera i längre ledtider och en mindre flexibel reaktion på marknadsförändringar och öka tiden för att initiativ ska nå marknaden.

Portföljen består ofta av flertalet projekt och program som löper parallellt. Fokus hamnar enskilda projekt och deras framgång och initiativen följer samma process med planering, exekvering och avslut. Detta förbiser ofta det faktiska värdet som skapas för hela portfolion och värde skapas och utvärderas först efter avslutat projekt, till skillnad från kontinuerligt värdeskapande enligt Lean-Agil principer.

LPM integrerar Lean-Agil principer för att minska leveranstider och öka output. Med en Lean-Agil approach fokusera man på värdeströmmar framför projekt. Värdeströmmar utgör en serie steg och aktiviteter som samverkar för att leverera värde till kunden. Dessa värdeströmmar innefattar hela kedjan från koncept och planering till utveckling, testning, leverans och support av produkter eller tjänster. Detta är en central komponent i Lean-Agil metoder och hjälper organisationer att förstå och optimera hur värde skapas och levereras till kunden så snabbt som möjligt och säkerställa kontinuerlig förbättring av processen för att minska slöseri och öka effektiviteten. Att jobba med värdeströmmar, istället för projekt, möjliggör det en effektiv fördelning av resurser och kompetenser och snabbt värdeskapande.

Portföljkanban används för visuell presentation av värdeströmmar och initiativ, och tydliggör status och prioritet. Det hjälper beslutsfattare att snabbt se vilka värdeströmmar som är i framkant och vilka som behöver mer uppmärksamhet. Detta verktyg kan fördelaktigt användas för at begränsa antalet påbörjade initiativ till förmån för färdigställande och därmed leverera värde fortare.

Genom visualisering av portfolioinitiativ kan arbetet sekvenseras, vilket innebär att bestämma i vilken ordning strategiska initiativ utförs och levereras inom portföljen. Detta tar hänsyn till prioritering, beroenden och kapacitet för att optimera värdeströmmar.

Slutsats #

I dagens komplexa värld med ständigt föränderliga marknadsförhållanden och ökande konkurrens, erbjuder Lean Portfolio Management (LPM) en modern och agil lösning för portföljhantering, vilket säkerställer fokus på rätt initiativ ökad effektivisering, anpassningsförmåga och snabbare svar på marknadsförändringar. Konceptet innehåller flera verktyg och metoder för att stödja organisationer att genom sin portfoliohantering utvecklas kring värdena: Fokus, Effektivitet, Leveranstid.

LPM skapar en strukturerad modell för att definiera och hålla fast vid strategiska teman. Detta säkerställer att organisationen har rätt fokus genom att prioritera initiativ som direkt stöder organisationens strategiska mål.

Lean Budget tillämpas som finansiell styrningsmetod, vilken fokuserar på att finansiera hela värdeströmmar istället för individuella projekt. Traditionell projektbaserad finansiering och kostnadsredovisning minskar eller elimineras vilket leder till minskade indirekta kostnader, samt undvikande av förseningar och kostnadsberäkningar som sällan stämmer.

LPM fokuserar på värdeströmmar framför traditionella projekt. Detta möjliggör ett kontinuerlig och mer effektivt värdeskapande. LPM är tillhandahåller verktyg och principer för kontinuerlig förbättring och anpassning. Det möjliggör en dynamisk och kontinuerlig justering av utveckling och framfart baserat på förändrade affärskrav och marknadsförhållanden. Genom att använda portföljkanban och visualisering av värdeströmmar ger LPM en strukturerad metod för sekvensering, vilket bidrar till att prioritera och planera värdeströmmar för maximal effektivitet.

Vill du fördjupa dig ytterligare rekommenderar vi en artikel om OKR (Objective & Key Results), som behandlar hur men fastställer tydliga mål och mätbara resultat, skriven av vår kollega Jesper Gunnarson. https://www.biner.se/kunskapsbank/okr

Vill du lära dig ännu mer om hur du kan modernisera och effektivisera din portfolio? Få dessa färdigheter genom att certifiera dig inom SAFe® Lean Portfolio Management 6.0

Läs mer och anmäl dig här: https://www.biner.se/kurser/safe-lean-portfolio-management